Con la circolare n. 15/E/2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti sulle recenti modifiche introdotte dal D.Lgs. 192/2024 in materia di rimborsi spese per trasferte dei dipendenti.
Le novità riguardano in particolare indennità chilometriche e rimborsi parcheggio.
- TRASFERTE DEI DIPENDENTI
1.1 Trasferte all’interno del Comune
Dal 1° gennaio 2025:
- I rimborsi di spese di viaggio e trasporto, se adeguatamente documentati, non concorrono a formare il reddito del dipendente, anche se la trasferta avviene nello stesso Comune della sede di lavoro.
- Non è più necessario che la documentazione provenga esclusivamente dal vettore.
Sono quindi non imponibili (se documentati):
- rimborso chilometrico per utilizzo del mezzo proprio (secondo tabelle ACI);
- pedaggi autostradali;
- parcheggi.
Restano imponibili eventuali altre indennità non rientranti nelle suddette categorie.
1.2 Trasferte fuori dal Comune
Restano confermati i tre sistemi alternativi:
- Forfettario
- Misto
- Analitico
Le novità riguardano in particolare l’obbligo di tracciabilità per determinate spese.
1.3 Obbligo di pagamenti tracciabili (dipendenti)
Dal 1° gennaio 2025, affinché il rimborso non sia imponibile, devono essere pagate con strumenti tracciabili le seguenti spese sostenute in Italia:
- vitto;
- alloggio;
- taxi;
- noleggio con conducente (NCC).
Sono ammessi:
- bonifico bancario o postale;
- carte di credito, debito o prepagate;
- sistemi elettronici collegati a conto corrente;
- altri strumenti previsti dalla normativa fiscale.
⚠ L’obbligo riguarda esclusivamente le spese sostenute in Italia.
Per le trasferte all’estero non è richiesta la tracciabilità ai fini della non imponibilità.
- PROFESSIONISTI – LAVORO AUTONOMO
2.1 Rimborsi analitici riaddebitati al cliente
Dal 1° gennaio 2025:
- I rimborsi analitici delle spese (vitto, alloggio, viaggio, taxi, NCC) non concorrono al reddito del professionista solo se pagati con strumenti tracciabili (se sostenuti in Italia).
- In assenza di tracciabilità, il rimborso diventa imponibile.
2.2 Spese non rimborsate
Se il cliente non rimborsa le spese:
- diventano deducibili solo al verificarsi delle condizioni previste dal TUIR (insolvenza, decorso termini, ecc.);
- per le spese sostenute in Italia sopra indicate, è comunque richiesta la tracciabilità.
Decorrenza: spese sostenute dal 1° gennaio 2025.
2.3 Spese sostenute direttamente dal professionista
Le spese di:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio;
- taxi/NCC;
sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
L’obbligo si estende anche:
- ai rimborsi analitici a dipendenti;
- ai rimborsi ad altri professionisti;
- alle spese sostenute come committente.
Decorrenza:
- rimborsi analitici: 1° gennaio 2025;
- spese sostenute direttamente: 18 giugno 2025.
2.4 Spese di rappresentanza dei professionisti
Deducibili:
- entro il limite dell’1% dei compensi percepiti;
- esclusivamente se pagate con strumenti tracciabili.
Decorrenza: 18 giugno 2025.
- IMPRESE – DEDUCIBILITÀ DELLE SPESE
3.1 Spese per trasferte dei dipendenti
Le spese di:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio;
- taxi e NCC;
sostenute in Italia per trasferte dei dipendenti sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
L’obbligo vale anche per i rimborsi analitici.
Restano fermi:
- i limiti giornalieri di deducibilità;
- i limiti relativi ai veicoli.
Decorrenza: dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024.
3.2 Spese sostenute per lavoratori autonomi
Le spese sostenute per prestazioni commissionate a lavoratori autonomi (es. amministratori non dipendenti) sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
Decorrenza: 18 giugno 2025.
3.3 Spese di rappresentanza delle imprese
Le spese di rappresentanza sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
⚠ L’obbligo vale anche per spese sostenute all’estero.
Restano fermi:
- i requisiti di inerenza;
- i limiti percentuali rispetto ai ricavi.
Decorrenza: dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024.
- IRAP
Le nuove regole sulla tracciabilità si applicano anche ai fini IRAP, con le medesime decorrenze previste per le imposte sui redditi.
- Impatti operativi
Le novità comportano la necessità di:
- aggiornare regolamenti interni e policy trasferte;
- informare dipendenti e collaboratori sull’obbligo di strumenti tracciabili;
- adeguare procedure amministrative e sistemi di controllo;
- verificare sistematicamente la documentazione dei pagamenti;
- distinguere correttamente tra spese sostenute in Italia e all’estero.
La mancata tracciabilità può determinare:
- imponibilità del rimborso per il dipendente o il professionista;
- indeducibilità del costo per l’impresa.
- Conclusioni
La riforma 2025 rafforza in modo significativo il principio della tracciabilità quale condizione essenziale per la non imponibilità dei rimborsi e la deducibilità delle spese.
Si raccomanda un’attenta verifica delle procedure interne e delle date di decorrenza, che risultano differenziate a seconda della tipologia di soggetto e di spesa.
