La gestione informatica dei documenti fiscalmente rilevanti e delle fatture elettroniche relative al periodo d’imposta 2025 richiede il rispetto di precisi standard tecnici e temporali. La materia è disciplinata dal Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, che rinvia alle disposizioni del Decreto Legislativo 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD), e dalle periodiche indicazioni interpretative fornite dall’Agenzia delle Entrate, tra cui la Risposta all’interpello n. 217 del 26 aprile 2022.
Disciplina generale e suddivisione delle responsabilità
L’ordinamento attribuisce ai contribuenti la facoltà di optare per la conservazione dei documenti in modalità analogica oppure interamente digitale. Quando si sceglie la via elettronica, il processo deve garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità prescritte dalla normativa sul CAD.
Sotto il profilo operativo, gli obblighi di conservazione e la relativa gestione documentale si articolano differentemente a seconda della tipologia del soggetto interessato:
- Obblighi in capo ai contribuenti e ai sostituti d’imposta: tali soggetti sono tenuti a conservare l’originale del modello di dichiarazione debitamente sottoscritto. La sottoscrizione richiesta è la sola firma del contribuente (o del legale rappresentante), senza che sia necessaria anche quella dell’intermediario che si è occupato della trasmissione. Contestualmente, deve essere conservata tutta la documentazione rilasciata dal soggetto incaricato dell’invio, inclusa la prova dell’impegno formale alla presentazione telematica. Tali prescrizioni si applicano indistintamente a tutti i regimi contabili, compreso il regime forfettario.
- Obblighi in capo agli intermediari abilitati: gli intermediari hanno l’obbligo di conservare la copia informatica delle dichiarazioni trasmesse, per la quale non è prescritta una nuova sottoscrizione. La responsabilità di conservazione in capo all’intermediario si estende inoltre a tutti gli ulteriori documenti fiscalmente rilevanti gestiti nell’ambito del mandato professionale ricevuto dal cliente.
Meccanismo di calcolo e termini di completamento per il 2025
Il principio generale stabilisce che il processo di conservazione digitale dei documenti relativi a un determinato periodo d’imposta debba essere completato entro tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi.
In relazione alle fatture e ai registri del periodo d’imposta 2025, la precisa individuazione della data limite è condizionata dalla presenza di giorni festivi nel calendario di trasmissione delle dichiarazioni, generando due distinte tesi interpretative:
- Calcolo basato sul termine teorico: il termine ordinario per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al 2025 cade il 31 ottobre 2026. Computando tre mesi da tale data teorica, il termine per la conservazione digitale verrebbe a cadere il 31 gennaio 2027. Trattandosi tuttavia di una giornata festiva (domenica), l’adempimento slitta di diritto al primo giorno lavorativo successivo, ossia lunedì 1° febbraio 2027.
- Calcolo basato sul termine effettivo di trasmissione: poiché il 31 ottobre 2026 cade di sabato, il termine effettivo per la trasmissione della dichiarazione slitta a lunedì 2 novembre 2026. Applicando la regola dei tre mesi a partire da questa specifica data di effettivo invio, il termine per l’archiviazione digitale si colloca a martedì 2 febbraio 2027.
Dall’analisi di entrambi i criteri emerge che la scadenza per il completamento della conservazione digitale dei documenti 2025 non coincide con la fine del mese di gennaio 2027, ma si posiziona nei primi giorni del mese di febbraio 2027.
Determinazione della durata dell’obbligo di conservazione
Un altro elemento centrale riguarda la durata temporale dell’obbligo di conservazione degli archivi informatici. Il riferimento al termine di cinque anni non deve essere inteso in senso rigido come limite temporale fisso (ovvero coincidente con il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione).
L’obbligo di ostensione e conservazione dei file rimane infatti attivo per tutto il periodo in cui risultano pendenti i termini per la decadenza dell’azione di accertamento da parte dell’amministrazione finanziaria. Tali termini possono subire proroghe o modifiche in virtù di specifiche norme di legge.
Per questa ragione, i sistemi e i software gestionali impiegati per la conservazione sostitutiva tendono a impostare un periodo di archiviazione predefinito pari ad almeno dieci anni, garantendo in questo modo sia la copertura dei termini di prescrizione previsti dal Codice Civile sia la tutela completa nei confronti di eventuali estensioni dei termini di accertamento fiscale.
