Disposizioni su libri e registri contabili delle imprese

L’esercizio di attività di impresa comporta l’obbligo della tenuta di determinati libri e registri contabili e di determinati libri sociali.

REGISTRI CONTABILI DISCIPLINA CIVILISTICA

Ogni impresa è obbligata a fornire prova di tutti i movimenti economici esterni relativi alla propria attività in caso di controllo da parte di soggetti terzi interessati, redigendo periodicamente le scritture contabili e tenendo gli appositi registri, in ottemperanza alle disposizioni normative prescritte dall’articolo 2214 del codice civile.

I registri contabili devono essere conservati per un minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione e, comunque, sino alla definizione dell’eventuale accertamento tributario.

Le scritture contabili possono essere tenute in forma cartacea (utilizzando supporti meccanografici) oppure ricorrendo a documenti informatici tenuti in forma digitale.

La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici si considera regolare se, in caso di mancata trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, in sede di accesso, ispezione o verifica il registro:

• è aggiornato su supporti elettronici;
• è stampato su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.
  

È opportuno conservare le scritture contabili, in forma cartacea o digitale, per garantire la certezza documentaria e l’immodificabilità delle registrazioni contabili.

Non sussiste l’obbligo della bollatura e vidimazione per i libri e i registri contabili, l’unica formalità richiesta è la numerazione progressiva delle pagine eseguita direttamente dal soggetto obbligato alla tenuta delle stesse.

Per il LIBRO GIORNALE e il LIBRO INVENTARI è obbligatorio il pagamento dell’imposta di bollo secondo le seguenti modalità:
• tenuta in modalità cartacea: bollo da 16 €, per le società di capitali (32 € per gli altri soggetti), ogni 100 pagine, da apporre entro 3 mesi dal termine ultimo per l’invio delle dichiarazioni annuali;
• tenuta in modalità telematica: bollo da 16 €, per le società di capitali (32 € per gli altri soggetti), ogni 2.500 registrazioni, mediante F24, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

CONTABILITA’ ORDINARIA

Il regime di contabilità ordinaria è applicabile, a condizioni diverse, dai soggetti esercenti attività d’impresa, di arti e professioni, nonché dagli enti non commerciali e dalle Onlus.

Il regime ordinario è obbligatorio per le società di capitali, mentre è scelto per opzione dalle imprese con ricavi non superiori a 500.000 €, per prestazioni di servizi, o a 800.000 € per le altre attività.

I registri obbligatori ai fini fiscali in caso di contabilità ordinaria, previsti per le imprese, sono i seguenti:

• libro giornale;
• libro degli invientari;
• registri iva (vendite, acquisti, corrispettivi);
• libro mastro;
• registro dei beni ammortizzabili;
• scritture ausiliarie di magazzino (se dovuto).

CONTABILITA’ SEMPLIFICATA

La contabilità semplificata è prevista per le imprese (no società di capitali) che non superano:

• 500.000€ se prestano servizi;
• 800.000€ se svolgono altre attività (compreso il commercio).

Registri previsti per le imprese in contabilità semplificata:

• registri cronologici dei ricavi e delle spese;
• registri IVA;
• registro dei beni ammortizzabili.

LIBRI SOCIALI

Le società di capitali, oltre ai registri contabili, sono tenute a redigere e a conservare i libri sociali indicati dall’art. 2421, per le SPA, e dall’art. 2478, per le SRL.
La funzione dei libri sociali è quella di documentare gli aspetti più salienti dell’attività sociale.
I libri sociali obbligatori per le società di capitali sono:

• libro dei soci;
• libro delle obbligazioni;
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (per le srl libro delle decisioni dei soci);
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del cda o del consiglio di gestione (per le srl libro delle decisioni degli amministratori);
• libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo (solo per spa);
• libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli azionisti (solo per spa);
• libro delle decisioni del collegio sindacale.

I libri sociali obbligatori sono soggetti all’obbligo di bollatura e vidimazione, presso l’ufficio del registro delle imprese o da un notaio, prima della loro messa in uso.

Il pagamento della tassa annuale per la numerazione dei libri sociali è un obbligo che interessa esclusivamente le società di capitali (salvo il caso di bollatura volontaria per gli altri soggetti).

Tale tassa, detta anche “tassa di concessione governativa” va pagata:
per l’anno di costituzione della società, con apposito bollettino postale, prima della presentazione della dichiarazione di inizio attività ai fini Iva, sulla quale vanno riportati gli estremi di versamento;
per gli anni successivi, mediante modello F24 (codice tributo 7085), entro il termine di versamento dell’Iva dovuta per l’anno precedente (ossia il 16 marzo).

Importi da versare:

• 309,87 € annui se il capitale sociale o il fondo di dotazione è inferiore o uguale a 516.456,90 €
• 516,46 € annui se il capitale sociale o il fondo di dotazione è superiore a 516.456,90